För många av oss handlar yrkeslivet till stor del om möten och konferenser. Vi tänker inte alltid på det, men misslyckade möten och konferenser kostar mycket, inte bara i form av pengar utan också i form av tid, som kunde ha använts bättre. Därför är det viktigt att en konferens blir bra.
Det finns ett populärt skämt som cirkulerar på internet, och som alla som arbetar eller har arbetat på ett kontor kan relatera till. Skämtet består av bilder på muggar, t-shirts med mera med texten ”Jag överlevde ännu ett möte som borde ha varit ett mejl”.
Det kanske är en överdrift att säga att en hel konferens kan ersättas med ett, eller ens flera, mejl. Men handen på hjärtat, nog har vi alla varit på konferenser där vi känt att det borde delas ut t-shirts med texten ”jag överlevde!” vid avslutningen. Hur undviker man att den konferens man arrangerar blir en av dessa?
Det finns ett antal framgångsfaktorer, som utmärker bra konferenser. Många av dessa är beroende av sammanhanget. Därför är den första, och viktigaste, frågan inför varje konferens: varför? Konferensen måste ha ett tydligt syfte, eller flera, och valet av plats, aktiviteter, talare m.m. ska alla knyta an till detta syfte.
När man har svaret på frågan om varför kan man gå vidare med andra frågor, som vilka som ska bjudas in, var konferensen ska hållas, osv. Några saker man bör tänka på är:
- Tillgängligheten – kan alla ta sig till platsen där konferensen ska hållas? Och är lokalen anpassad för eventuella funktionsnedsättningar? Om det inte finns särskilda skäl för det bör man välja en lokal som är tillgänglig för alla.
- Vilken mat ska serveras? Om maten ska anknyta till temat bör man tänka på eventuella allergier, och även på andra anledningar till varför en person kanske inte kan äta vissa typer av mat. Detta kan också påverka var man kan hålla konferensen – kanske måste anläggningen ha ett kök där koshermat kan tillagas.
En mer effektiv konferens
Sedan finns det också faktorer som är mer eller mindre gemensamma för alla lyckade konferenser. Dessa är hämtade från tidningen Chefs artikel 5 bästa tipsen för en mer effektiv konferens.
- Var en god värd – möt alla deltagare när de anländer till konferensen, och hälsa dem välkomna.
- Blanda deltagarna i små grupper under seminarier och diskussioner. En tumregel är att varje grupp ska bestå av högst sex personer. Och se till att blanda deltagare från olika företag eller organisationer.
- Prioritera interaktivitet. Ett bra möte ska innehålla de fyra komponenterna provokation, inspiration, reflektion och interaktion. Det är viktigt att ha tillräckligt med tid för detta i planeringen, för en öppen diskussion kan ta lång tid.
- Respektera 18-minutersregeln. En person kan koncentrera sig på det som sägs i 18 minuter, därefter tappar hen koncentrationen. Detta bör man ta fasta på, hålla talepunkterna korta och istället låta deltagarna diskutera det som har sagts från podiet. Då kommer de att minnas och ta med sig mer från konferensen. Det är dock inte säkert att detta leder till högre betyg på utvärderingarna, för faktum är att många gillar att bara sitta och lyssna på föreläsningar.